El trabajador anota el gasto desde el móvil en el momento: una foto del ticket, los kilómetros que ha hecho o los días de dieta con o sin pernocta. RRHH lo aprueba o lo deniega con un motivo, lo marca como pagado cuando lo abona, y al final del mes descarga el informe con todos los justificantes para la gestoría.
El empleado elige ticket (con foto o PDF), kilometraje (los km que ha hecho) o dieta (los días, con o sin pernocta) y una breve descripción. El importe lo calcula el portal con la tarifa de su empresa.
Ve la bandeja de pendientes con el justificante, aprueba o deniega con un motivo obligatorio. El empleado recibe un correo con la decisión.
Cuando la empresa lo abona (en nómina o por transferencia), RRHH selecciona los aprobados y los marca como pagados, uno a uno o en bloque. El portal no paga nada por sí mismo: es el registro de que ya se pagó.
Al cierre del mes, un CSV o un PDF con lo aprobado y pagado, por empleado y por tipo, para pasarlo a la gestoría.
Una empresa ficticia de instalaciones. El mismo día, tres personas anotan tres gastos distintos y RRHH los revisa por la tarde.
| Concepto | Qué pide el portal | Cómo se calcula el importe | Qué queda registrado |
|---|---|---|---|
| Ticket | Foto o PDF obligatorio, categoría (manutención, alojamiento, transporte, otros) e importe | El importe que escribe el empleado, entre 0,01 € y 5.000 € | El justificante, la categoría y la descripción |
| Kilometraje | Kilómetros recorridos (entre 0,1 y 2.000) y descripción | Km × tarifa por kilómetro de la empresa (0,26 €/km por defecto) | Los km y la tarifa del día, congelada |
| Dieta | Días (entre 1 y 31), si hay pernocta o no, y descripción | Días × importe fijo de la empresa (26,67 € sin pernocta / 53,34 € con pernocta, por defecto) | Los días, si hubo pernocta y el importe del día, congelado |
Un ticket, además, puede acompañar a un kilometraje o una dieta si el empleado quiere adjuntar un justificante (peaje, factura del hotel): en esos dos tipos el archivo es opcional, nunca obligatorio.
Filtros por mes, año, estado y empleado (el superadmin elige además la empresa). Cada fila muestra el justificante, aprobar es un clic y denegar pide un motivo que se envía al empleado.
Se marcan los aprobados con casillas, se ve el total seleccionado y «Marcar como pagados» los cierra todos a la vez, con un correo a cada persona.
«CSV del mes» y «PDF del mes» descargan lo aprobado y pagado: empleado, DNI, fecha, tipo, importe y si tiene justificante. El PDF trae una hoja por empleado y un resumen final.
Una tarjeta en la portada del gestor recuerda cuántos gastos están pendientes y por cuánto importe, con enlace directo a la bandeja.
Es un añadido opcional que se activa a petición. No viene encendido por defecto: lo enciende el equipo del portal para tu empresa cuando lo pides. El importe lo comunica el equipo comercial, no está en el panel.
Los importes por defecto son los exentos de IRPF vigentes (0,26 €/km, 26,67 € día sin pernocta, 53,34 € con pernocta). Tu empresa puede pagar más o menos: el tratamiento fiscal de la diferencia lo decide tu gestoría, no el portal.
El portal no contabiliza ni paga nada. Registra el gasto, guarda el justificante y prueba que RRHH lo aprobó. El abono real —en nómina o por transferencia— lo hace la empresa por su cuenta; marcar «pagado» es solo dejar constancia.
Los justificantes se guardan mientras el empleado exista en el portal; se borran con la purga definitiva (10 años tras la baja, o borrado definitivo por el administrador). La empresa conserva su informe mensual como copia contable. Sin anticipos ni tarjeta de empresa: solo gastos que el empleado ya ha adelantado.
No se edita. Mientras esté pendiente o si te lo deniegan, puedes borrarlo y crear uno nuevo con los datos correctos.
Vale igual. El portal acepta foto (JPG, PNG, HEIC) o PDF, hasta 10 MB.
El propio empleado, sobre los suyos, y RRHH, administración o superadmin al revisar. Nadie más.
Sí. Marcar un gasto como «pagado» es el registro de que ya se ha abonado, sea en nómina o por transferencia; el pago en sí lo gestiona la empresa fuera del portal.
RRHH, administración o superadmin, igual que las vacaciones. El rol «responsable» no aprueba.
No. El kilometraje y la dieta se calculan y congelan en el momento de crear el gasto; cambiar la tarifa solo afecta a los gastos nuevos.
Es un añadido opcional: lo encendemos cuando lo pidas y te contamos el precio aparte.