El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019). El formato digital aún no es obligatorio: hoy el papel o el Excel siguen siendo legales. Pero el Gobierno tramita un Real Decreto que exigirá que el registro sea digital, inalterable y accesible en remoto por la Inspección de Trabajo; tras el dictamen del Consejo de Estado, su aprobación se espera para otoño de 2026.
Lo que exige la ley hoy
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-ley 8/2019, obliga a todas las empresas — da igual el tamaño y el sector — a llevar un registro diario de jornada de cada persona trabajadora. En concreto:
- Registrar cada día el horario concreto de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Lo que la norma de 2019 no dice es cómo hacerlo. Por eso conviven el cuaderno en la puerta, las hojas de Excel y las apps de fichaje: hoy todos son válidos sobre el papel, siempre que el registro sea fiable, veraz y no se pueda manipular después. En la práctica, el papel y el Excel rara vez superan ese listón — lo explicamos en la guía sobre el registro de jornada en papel.
Lo que va a cambiar: el registro horario digital
El Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto de registro horario digital que endurece el sistema de 2019. De los borradores conocidos y del debate público se desprenden estos requisitos:
- Adiós al papel y al Excel: el registro deberá llevarse por medios digitales.
- Trazable e inalterable: los fichajes no podrán modificarse sin dejar rastro de quién cambió qué y cuándo.
- Acceso remoto para la Inspección: la Inspección de Trabajo podrá consultar el registro a distancia, sin visitar la empresa.
- Acceso de los trabajadores y sus representantes a su propio registro.
¿En qué punto está la norma?
| Fecha | Hito |
|---|---|
| Mayo 2019 | Entra en vigor el registro de jornada obligatorio (RD-ley 8/2019). Formato libre. |
| 2025 | El Gobierno impulsa la reforma del control horario junto al proyecto de reducción de jornada. El proyecto de ley decae en el Congreso, pero el registro digital sigue su camino por vía reglamentaria. |
| Marzo 2026 | El Consejo de Estado emite un dictamen crítico con el borrador (impacto económico, encaje legal y protección de datos) y obliga a revisarlo. |
| Julio 2026 | Trabajo y Economía acuerdan aplazar la aprobación para incorporar las observaciones del dictamen. |
| Otoño 2026 (previsto) | Aprobación del Real Decreto y publicación en el BOE, previsiblemente con un plazo de adaptación para las empresas. |
Importante: mientras no se publique en el BOE, nada de esto es exigible. Pero la dirección es clara y unánime: el registro en papel tiene fecha de caducidad, y las empresas que ya fichan en digital no tendrán que cambiar nada cuando llegue.
Sanciones: qué te juegas
No llevar el registro de jornada (o llevarlo mal) es una infracción grave en materia de relaciones laborales, sancionable hoy con multas de 751 a 7.500 € por empresa. Los textos de la reforma en tramitación plantean dos vueltas de tuerca: subir las cuantías y — el cambio de verdad doloroso — sancionar por cada trabajador afectado en lugar de por empresa. Con diez empleados sin registro, la misma inspección multiplicaría por diez.
Además de la multa, un registro deficiente juega en tu contra en cualquier conflicto sobre horas extra: sin registro fiable, los tribunales tienden a dar por buena la versión del trabajador.
¿A quién afecta?
- A todas las empresas con personas asalariadas, desde la primera contratación. También en teletrabajo y trabajo híbrido.
- Autónomos sin empleados: no tienen que registrar su propia jornada.
- Excepciones: relaciones laborales especiales como la alta dirección. El personal con jornada flexible o de confianza sí debe fichar.
Cómo adelantarte (checklist)
- Comprueba que registras entrada y salida de cada día, no un horario teórico copiado.
- Asegúrate de poder recuperar cualquier día de los últimos 4 años en minutos.
- Si usas papel o Excel, planifica ya el paso a digital: cuando el RD se publique, el plazo de adaptación correrá para todos a la vez.
- Elige un sistema donde las correcciones queden auditadas (quién, cuándo y por qué), que es justo lo que pedirá la norma.
- Ten a un clic un informe por trabajador y periodo listo para entregar a la Inspección.
Si quieres verlo funcionando: el fichaje de Portal del Empleado ya trabaja así — fichajes inmutables con correcciones auditadas, informes PDF listos para inspección y fichaje desde el móvil o desde una tablet compartida. Desde 23 €/mes por empresa, no por empleado.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar en el trabajo?
Sí, desde el 12 de mayo de 2019. Todas las empresas deben registrar a diario el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora.
¿Es obligatorio que el fichaje sea digital?
Todavía no. Hoy el formato es libre (papel, Excel o app) siempre que el registro sea fiable e invariable. El Real Decreto en tramitación exigirá que sea digital; su aprobación se espera para otoño de 2026.
¿Cuándo entrará en vigor el registro digital obligatorio?
No hay fecha oficial en el BOE. La aprobación se espera para otoño de 2026, previsiblemente con meses de adaptación para las empresas a partir de la publicación.
¿Qué multa hay por no llevar el registro?
Es infracción grave: de 751 a 7.500 € por empresa. La reforma en tramitación plantea sancionar por cada trabajador afectado, lo que multiplicaría el importe.
¿Vale fichar con una app en el móvil?
Sí, y de hecho es el formato que mejor encaja con lo que viene: registro con hora exacta, imposible de alterar sin rastro y exportable al momento para una inspección.
¿Los autónomos tienen que fichar?
El autónomo sin empleados, no. En cuanto contrata, debe registrar la jornada de cada persona contratada como cualquier empresa.