¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?

Lo que exige la ley hoy

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-ley 8/2019, obliga a todas las empresas — da igual el tamaño y el sector — a llevar un registro diario de jornada de cada persona trabajadora. En concreto:

• Registrar cada día el horario concreto de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador.

• Conservar los registros durante 4 años.

• Tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Lo que la norma de 2019 no dice es cómo hacerlo. Por eso conviven el cuaderno en la puerta, las hojas de Excel y las apps de fichaje: hoy todos son válidos sobre el papel, siempre que el registro sea fiable, veraz y no se pueda manipular después. En la práctica, el papel y el Excel rara vez superan ese listón — lo explicamos en la guía sobre el registro de jornada en papel.

Lo que puede cambiar: el borrador del registro digital

El Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto de registro de jornada que desarrolla el sistema de 2019. El borrador que sometió a audiencia pública en octubre de 2025 proponía, entre otras cosas:

• Medios digitales (artículos 2 y 4): el registro diario se llevaría por medios digitales; otro medio solo valdría ante una incidencia técnica justificada, y después habría que pasarlo a digital.

• Correcciones con rastro (artículos 2 y 4): un fichaje ya hecho no podría cambiarse sin autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y cada cambio dejaría huella de quién lo hizo. Si no hay acuerdo, queda anotada la discrepancia.

• Más contenido (artículo 3): además de la entrada y la salida, las pausas que no son tiempo de trabajo, si la jornada es presencial o a distancia, el tipo de horas (ordinarias, extraordinarias o complementarias) y los totales diario y mensual.

• Acceso (artículo 6): copia inmediata para la persona trabajadora, un resumen junto con la nómina, consulta de la representación legal y acceso de la Inspección de Trabajo también en remoto.

¿En qué punto está la norma?

Importante: mientras no se publique en el BOE, nada de esto es exigible, y el texto final puede cambiar después del dictamen. Lo que no cambia es la dirección: un registro que no se pueda manipular, con las correcciones identificadas y que se pueda entregar al momento. Un sistema digital que ya trabaje así tendrá menos que adaptar, pero habrá que revisarlo contra el texto que se apruebe.

Sanciones: qué te juegas

No llevar el registro de jornada (o llevarlo mal) es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionable con multas de 751 a 7.500 € según el grado (artículo 40.1). El proyecto de ley de 2025 que proponía sancionar por cada trabajador afectado decayó en el Congreso, y un real decreto no puede cambiar las cuantías: las fija la ley. Lo contamos con detalle en sanciones por el registro de jornada.

Además de la multa, un registro deficiente juega en tu contra en cualquier conflicto sobre horas extra: sin registro fiable, los tribunales tienden a dar por buena la versión del trabajador.

¿A quién afecta?

• A todas las empresas con personas asalariadas, desde la primera contratación. También en teletrabajo y trabajo híbrido.

• Autónomos sin empleados: no tienen que registrar su propia jornada.

• Excepciones: relaciones laborales especiales como la alta dirección. El personal con jornada flexible o de confianza sí debe fichar.

Cómo adelantarte (checklist)

• Comprueba que registras entrada y salida de cada día, no un horario teórico copiado.

• Asegúrate de poder recuperar cualquier día de los últimos 4 años en minutos.

• Si usas papel o Excel, planifica el paso a digital: el borrador solo daba 20 días desde su publicación en el BOE.

• Elige un sistema donde las correcciones queden auditadas (quién, cuándo y por qué), que es lo que pedía el borrador.

• Ten a un clic un informe por trabajador y periodo listo para entregar a la Inspección.

Si quieres verlo funcionando: el fichaje de Portal del Empleado ya trabaja así — fichajes inmutables con correcciones auditadas, informes PDF listos para inspección y fichaje desde el móvil o desde una tablet compartida. Desde 23 €/mes por empresa, no por empleado.

¿Puede el fichaje incluir la ubicación?

El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa adoptar las medidas de vigilancia y control que considere oportunas para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, siempre con la consideración debida a la dignidad del trabajador. Añadir la ubicación al fichaje encaja en esa facultad para equipos que trabajan en obra, reparto o a domicilio — pero solo si se hace con las garantías que exige la protección de datos.

La garantía clave es el artículo 90 de la LOPDGDD: antes de activar cualquier sistema de geolocalización, la empresa debe informar de forma expresa a la plantilla, y a sus representantes si los hay, de qué se registra, con qué finalidad y qué derechos tienen sobre esos datos. Sin ese aviso previo, la medida no es legal aunque la tecnología sea intachable.

La otra línea que separa una medida proporcionada de un exceso es qué se registra: un punto único de ubicación en el instante de fichar — dónde estaba el trabajador al pulsar entrada o salida — no es lo mismo que un seguimiento continuo de su posición durante la jornada. Lo primero verifica un hecho puntual; lo segundo vigila un movimiento constante, con muchas más papeletas de no superar el juicio de proporcionalidad si alguna vez se discute.

El fichaje de Portal del Empleado aplica ese mismo criterio: la ubicación al fichar es opcional, cada empresa la activa cuando la necesita, guarda un único punto por fichaje y nunca sigue al trabajador fuera de ese instante. Y para que el deber de informar no dependa de acordarse, al activarlo el panel te ofrece enviar el comunicado a los empleados activos con un clic, y queda constancia con fecha.

Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (BOE).

• Real Decreto-ley 8/2019 (BOE).

• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, artículos 7.5 y 40 (BOE).

• Borrador del Real Decreto de registro de jornada, octubre de 2025 (Ministerio de Trabajo, audiencia pública).

Última revisión de la normativa: 1 de octubre de 2026.

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