En Portal del Empleado nos comprometemos a proteger la privacidad de los usuarios y a tratar sus datos personales de forma lícita, leal y transparente, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD) y a la normativa española de protección de datos.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través del sitio web https://portalempleado.org es Digital Brains Marketing LLC, titular de la marca y del servicio Portal del Empleado. Puedes contactar con nosotros en cualquier momento a través del correo electrónico hola@portalempleado.org.
- Denominación social: Digital Brains Marketing LLC
- Domicilio: 910 W Pierce St #2132, Carlsbad, NM 88220, Estados Unidos
- Número de identificación fiscal (EIN): 30-1375624
- Número de registro (Entity ID, New Mexico Secretary of State): 7388420
- Correo electrónico: hola@portalempleado.org · info@brains-dev.com
2. Datos que recogemos
Podemos tratar las siguientes categorías de datos:
- Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono y empresa, facilitados al registrarte, solicitar una demo o contactar con nosotros.
- Datos de cuenta y uso del servicio: credenciales de acceso e información generada durante la utilización de la plataforma.
- Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y datos técnicos derivados del uso del sitio web, conforme a lo indicado en nuestra política de cookies.
- Conversaciones del chat de ayuda: los mensajes que escribes en el chat, un identificador aleatorio del navegador desde el que chateas y la fecha y hora de cada mensaje. El chat no está conectado a tu cuenta del portal y no accede a sus datos.
Cuando utilizas la plataforma como empresa cliente para gestionar a tu personal, actúas como responsable del tratamiento de los datos de tus empleados y Digital Brains Marketing LLC actúa como encargado del tratamiento, en los términos que se regulan en el correspondiente contrato de encargo.
3. Finalidad y base legal
Tratamos tus datos con las siguientes finalidades y bases jurídicas:
- Prestación del servicio y gestión de la relación contractual: con base en la ejecución de un contrato del que eres parte.
- Atención de consultas y solicitudes de información: con base en el consentimiento del interesado o en la aplicación de medidas precontractuales.
- Chat de ayuda: responder a las consultas que escribes en el chat, de forma automática mediante un asistente de inteligencia artificial o por una persona del equipo cuando la pides o el asistente no sabe responder, y revisar las conversaciones para mejorar las respuestas del asistente. Base jurídica: tu consentimiento al iniciar la conversación o, si eres cliente, la ejecución del contrato del servicio.
- Envío de comunicaciones sobre el servicio: con base en el interés legítimo del responsable o en tu consentimiento cuando así se requiera.
- Cumplimiento de obligaciones legales: con base en el cumplimiento de las obligaciones que nos impone la normativa aplicable.
- Firma electrónica de documentos laborales: cuando tu empresa te envía un documento a firmar, tratamos tu nombre, DNI, correo, dirección IP, dispositivo, fecha y hora, la imagen de tu firma y las huellas del documento como evidencia de la firma, con base en la ejecución del contrato de trabajo y el cumplimiento de obligaciones legales.
4. Conservación
Conservaremos tus datos personales mientras se mantenga la relación con Portal del Empleado y, una vez finalizada, durante los plazos legalmente exigibles para atender eventuales responsabilidades. Cuando los datos dejen de ser necesarios para la finalidad que motivó su recogida, serán suprimidos o anonimizados de forma segura. Las evidencias de firma electrónica se conservan mientras dure la relación laboral y, como mínimo, cuatro años después. Las conversaciones del chat de ayuda se conservan mientras sean necesarias para atender tu consulta y mejorar las respuestas del asistente; puedes pedir en cualquier momento que se supriman.
5. Destinatarios y encargados del tratamiento
No cedemos tus datos a terceros salvo obligación legal. Para la prestación del servicio contamos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento (por ejemplo, servicios de alojamiento, almacenamiento de documentos, envío de correo electrónico, analítica web y pasarela de pago), con los que hemos suscrito los correspondientes contratos que garantizan un nivel de protección adecuado. En caso de que algún proveedor implique transferencias internacionales de datos, se adoptarán las garantías previstas en la normativa vigente.
En el chat de ayuda, los mensajes se guardan en un servidor propio alojado por OVH en Francia (UE) y, para generar las respuestas automáticas, se envían a OpenAI, que actúa como encargado del tratamiento y los trata en Estados Unidos. Esta transferencia internacional se ampara en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, incluidas en el acuerdo de tratamiento de datos suscrito con OpenAI. El asistente solo recibe lo que se escribe en el chat; no tiene acceso a los datos del portal.
6. Derechos del interesado
Como interesado, puedes ejercer los siguientes derechos en relación con tus datos personales:
- Acceso: conocer qué datos tuyos tratamos y cómo lo hacemos.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Supresión: pedir la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios.
- Oposición: oponerte al tratamiento de tus datos en determinadas circunstancias.
- Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, o solicitar su transmisión a otro responsable.
- Limitación del tratamiento: solicitar que se restrinja el tratamiento en los supuestos previstos por la ley.
7. Cómo ejercerlos
Puedes ejercer tus derechos dirigiéndote por escrito a hola@portalempleado.org, indicando el derecho que deseas ejercer y adjuntando, cuando sea necesario, un documento que acredite tu identidad. Asimismo, si consideras que el tratamiento de tus datos no se ajusta a la normativa, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, con el fin de proteger tus datos frente a la destrucción, pérdida, alteración, comunicación o acceso no autorizados. Entre estas medidas se incluyen el cifrado de las comunicaciones, el control de accesos y la aplicación de buenas prácticas en el desarrollo y la operación de la plataforma.
9. Cambios en la política
Podemos actualizar esta política de privacidad para adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales o a la evolución de nuestros servicios. Cualquier modificación se publicará en esta misma página, por lo que te recomendamos revisarla periódicamente.