Contratos, certificados y DNIs viven en la ficha de cada empleado, no en una carpeta compartida que nadie encuentra. Un portal de documentos del empleado donde cada trabajador accede a lo suyo cuando lo necesita, sin pedírtelo por correo.
La gestión documental de RRHH en una PYME suele acabar en una carpeta de red con subcarpetas por nombre, apellidos mal escritos y versiones duplicadas. Aquí cada contrato, DNI o certificado se sube directamente a la ficha del empleado al que pertenece. Todo está donde tiene que estar, y encontrar cualquier documento es cuestión de segundos.
Cada trabajador entra a su portal de documentos del empleado desde el móvil y consulta o descarga lo que necesita: su contrato para la hipoteca, un certificado para una ayuda, su última nómina. Ya no tiene que escribirte para pedírtelo ni tú tienes que rebuscar en el correo para reenviárselo.
No todos los documentos son para todos los ojos. Al subir un archivo decides su visibilidad: lo compartes con el empleado para que lo tenga a mano, o lo dejas reservado para administración. La misma ficha guarda lo que el trabajador puede ver y lo que solo maneja RRHH, sin mezclar carpetas ni arriesgarte a enviar el documento equivocado.
Su contrato firmado, sus certificados de retenciones o cualquier documento que quieras que tenga siempre accesible. Lo sube RRHH una vez y el trabajador lo consulta cuando quiera.
Notas internas, informes o documentación de administración que debe quedar archivada en la ficha pero que solo ve el equipo de RRHH. El empleado ni la ve ni sabe que está ahí.
Más allá de los documentos, el portal muestra el organigrama por departamentos: quién está en cada equipo y de quién depende. Un mapa sencillo de la organización que ayuda a las nuevas incorporaciones a ubicarse y a toda la plantilla a saber a quién dirigirse.
Cada empleado aparece en su departamento, con su puesto y su responsable. La estructura se actualiza sola a medida que das de alta o mueves personas.
Deja de explicar el organigrama en cada onboarding. Está publicado en el portal y cualquiera puede consultarlo para entender cómo se organiza la empresa.
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