Los documentos de tu equipo, ordenados y a mano
Contratos, certificados y DNIs viven en la ficha de cada empleado, no en una carpeta compartida que nadie encuentra. Un portal de documentos del empleado donde cada trabajador accede a lo suyo cuando lo necesita, sin pedírtelo por correo.
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Se acabaron las carpetas compartidas
La gestión documental de RRHH en una PYME suele acabar en una carpeta de red con subcarpetas por nombre, apellidos mal escritos y versiones duplicadas. Aquí cada contrato, DNI o certificado se sube directamente a la ficha del empleado al que pertenece. Todo está donde tiene que estar, y encontrar cualquier documento es cuestión de segundos.
- Contrato, anexos y prórrogas junto al resto de datos del trabajador.
- DNI, número de la Seguridad Social y titulaciones, siempre localizables.
- Certificados de formación, PRL o cualquier PDF que necesites archivar.
Deja de que te pidan el contrato por WhatsApp
Cada trabajador entra a su portal de documentos del empleado desde el móvil y consulta o descarga lo que necesita: su contrato para la hipoteca, un certificado para una ayuda, su última nómina. Ya no tiene que escribirte para pedírtelo ni tú tienes que rebuscar en el correo para reenviárselo.
- Consulta y descarga sus documentos desde cualquier móvil.
- Disponibles cuando los necesita, también fuera de tu horario.
- Menos interrupciones para el departamento de RRHH.
Visible para el empleado o solo para RRHH
No todos los documentos son para todos los ojos. Al subir un archivo decides su visibilidad: lo compartes con el empleado para que lo tenga a mano, o lo dejas reservado para administración. La misma ficha guarda lo que el trabajador puede ver y lo que solo maneja RRHH, sin mezclar carpetas ni arriesgarte a enviar el documento equivocado.
Visible para el empleado
Su contrato firmado, sus certificados de retenciones o cualquier documento que quieras que tenga siempre accesible. Lo sube RRHH una vez y el trabajador lo consulta cuando quiera.
Reservado para RRHH
Notas internas, informes o documentación de administración que debe quedar archivada en la ficha pero que solo ve el equipo de RRHH. El empleado ni la ve ni sabe que está ahí.
Contratos y políticas firmados desde el móvil. Envía un contrato, un anexo o una política a firma: firma primero la empresa y después el trabajador, cada uno con su código. El PDF sale con sello, firmas y una hoja de evidencias, y cualquiera puede comprobarlo en /verificar-firma. Firma electrónica avanzada, incluida en Business.
La estructura de la empresa, clara para todos
Más allá de los documentos, el portal muestra el organigrama por departamentos: quién está en cada equipo y de quién depende. Un mapa sencillo de la organización que ayuda a las nuevas incorporaciones a ubicarse y a toda la plantilla a saber a quién dirigirse.
Ordenado por departamentos
Cada empleado aparece en su departamento, con su puesto y su responsable. La estructura se actualiza sola a medida que das de alta o mueves personas.
Visible para el equipo
Deja de explicar el organigrama en cada onboarding. Está publicado en el portal y cualquiera puede consultarlo para entender cómo se organiza la empresa.
El organigrama está incluido en los planes Business y Enterprise.
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Sobre los documentos
¿Dónde se guardan los documentos de cada empleado?
Cada documento (contrato, DNI, certificados) se guarda en la ficha del empleado al que pertenece, sin carpetas compartidas.
¿El trabajador puede ver su contrato?
Sí. El empleado consulta y descarga desde el móvil los documentos que le has marcado como visibles, como su contrato o sus certificados.
¿Puedo subir documentos que solo vea RRHH?
Sí. Cada documento puede ser visible para el empleado o quedar reservado para administración y RRHH.