Cada mes la asesoría necesita saber todo lo que cambia lo que cobra alguien o lo que hay que cotizar por él: altas y bajas, cambios de contrato o de jornada, bajas médicas, vacaciones y permisos sin sueldo, horas extra, variables (comisiones, incentivos, pluses), dietas y kilometraje, anticipos y embargos. Mándalo todo junto, antes de la fecha de cierre que fije tu asesoría y en un formato que no haya que volver a teclear.
Qué es una incidencia de nómina
Una incidencia es cualquier hecho del mes que cambia el sueldo de una persona o lo que hay que cotizar por ella. La asesoría calcula la nómina con lo que sabe: lo que no le llega a tiempo sale mal o se arrastra al mes siguiente como un atraso, con la regularización correspondiente.
La lista: qué enviar cada mes
Incidencia | Qué necesita la asesoría | De dónde suele salir |
|---|---|---|
Altas | Datos personales, contrato, jornada y fecha de inicio | Ficha del trabajador y contrato firmado |
Bajas y finiquitos | Fecha y motivo del cese, vacaciones pendientes | Carta de baja o de despido |
Cambios de contrato o de jornada | Nueva jornada, categoría o salario, y desde cuándo | Anexo al contrato |
Bajas médicas | Fechas de baja y de alta | Desde abril de 2023, el INSS se las comunica a la empresa |
Vacaciones, permisos y ausencias | Días y tipo: retribuido o no | Solicitudes aprobadas |
Horas extra | Horas de cada persona y si se pagan o se compensan con descanso | Registro de jornada |
Variables | Comisiones, incentivos y pluses del mes | Ventas o dirección |
Dietas y kilometraje | Importe por persona y concepto | Notas de gastos aprobadas |
Anticipos y embargos | Importe y, si hay embargo, la orden que lo acuerda | Administración |
Cambios en el IRPF | Nuevo modelo 145 si cambia la situación personal o familiar | Lo comunica el trabajador |
Dos de esas filas tienen letra pequeña. Las bajas médicas: desde el 1 de abril de 2023 el trabajador ya no entrega a la empresa la copia del parte, que le llega por vía telemática desde la Seguridad Social (Real Decreto 1060/2022); confirma con tu asesoría quién consulta esos datos y cuándo. Y las horas extra: el artículo 35.5 del Estatuto pide registrar la jornada día a día, totalizarla en el periodo de pago y entregar al trabajador copia del resumen con la nómina; si se pagan o se compensan con descanso lo decide el convenio o el contrato (artículo 35.1).
Cuándo y cómo enviarlas
Una fecha de cierre fija. Lo habitual es que la asesoría marque un día del mes a partir del cual lo que llegue pasa a la nómina siguiente. Pregúntala y respétala.
Un solo envío, completo. Diez correos sueltos a lo largo del mes son diez oportunidades de que algo se pierda.
El mismo formato cada mes. Una hoja con las mismas columnas se revisa en minutos; un correo redactado distinto cada vez, no.
Lo que llegue tarde, márcalo como tal, para que la asesoría lo regularice el mes siguiente sin duplicarlo.
Sin datos de más. Para la nómina no hacen falta el diagnóstico de una baja ni el motivo de un permiso: basta con el tipo y las fechas.
Una plantilla mínima
Si todavía las pasas a mano, una hoja con estas columnas evita la mayoría de los olvidos:
Trabajador y DNI.
Tipo de incidencia, siempre con las mismas palabras.
Fecha de inicio y de fin.
Cantidad: días, horas o euros.
Observaciones para la asesoría.
Lo que suele salir mal
Altas avisadas el mismo día. El alta en la Seguridad Social tiene que presentarse «con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios» (Reglamento de 1996, artículo 32): la asesoría necesita los datos antes, no el lunes a las nueve.
Horas extra que solo constan en un correo, sin registro de jornada que las respalde.
Bajas de personal comunicadas tarde, con el finiquito ya calculado sin las vacaciones pendientes.
Cambios de jornada que nadie apuntó: la nómina sale con la jornada antigua y hay que regularizar después.
Cómo dejar de pasarlas a mano
Casi todas estas incidencias ya existen en algún sistema de la empresa: las vacaciones aprobadas, los fichajes, las altas y bajas, las notas de gastos. Si viven en el mismo sitio, la hoja de incidencias puede salir sola.
Es lo que hace el export mensual a la gestoría de Portal del Empleado: el día 1 de cada mes envía a la asesoría un Excel del mes anterior con la plantilla, las ausencias y permisos, las horas trabajadas, las altas y bajas y, si usas el módulo de gastos, las notas aprobadas. Está incluido en el plan Enterprise y se puede añadir al Business. Lo que no lleva, a propósito: salarios, cuentas bancarias ni las fechas de las bajas médicas, que siguen llegando por su propio camino.
Y si eres tú la asesoría, desde el panel de gestoría descargas ese Excel de cada cliente que lo tenga contratado, subes las nóminas ya calculadas y el portal las reparte a cada trabajador.
Fuentes
Real Decreto 1060/2022, partes de incapacidad temporal (BOE).
Reglamento general de afiliación, altas y bajas (Real Decreto 84/1996), artículo 32 (BOE).
Última revisión de la normativa: 2 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una incidencia de nómina?
Cualquier hecho del mes que cambia lo que cobra una persona o lo que hay que cotizar por ella: un alta o una baja, una baja médica, un permiso sin sueldo, horas extra, comisiones, dietas o un embargo, entre otros.
¿Cuándo hay que enviar las incidencias a la asesoría?
Antes de la fecha de cierre que fije tu asesoría para ese mes. Lo que llegue después suele pasar a la nómina siguiente como atraso.
¿Tengo que mandar a la asesoría los partes de baja médica?
Desde el 1 de abril de 2023 el trabajador ya no entrega la copia del parte a la empresa: los datos llegan por vía telemática desde la Seguridad Social (Real Decreto 1060/2022). Lo que conviene es acordar con tu asesoría quién los consulta y que tenga las fechas a tiempo.
¿Las horas extra tienen que aparecer en la nómina?
El artículo 35.5 del Estatuto pide registrar la jornada día a día, totalizarla en el periodo de pago y entregar al trabajador copia del resumen junto con el recibo de salarios.