Sí, la nómina se puede entregar en digital. El Estatuto obliga a entregar un recibo individual del salario y la Orden que regula su modelo no fija el soporte. Si el sueldo se paga por transferencia, el trabajador no tiene que firmarla: el justificante del banco sustituye a su firma. Lo que hay que cuidar es otra cosa: que cada persona reciba solo la suya, que pueda consultarla cuando quiera y que la empresa pueda demostrar que se la entregó.
Qué dice la norma sobre la nómina
El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a documentar el salario «mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago». Ese recibo es la nómina, y su modelo lo fija la Orden de 27 de diciembre de 1994, actualizada en 2014, salvo que el convenio o un acuerdo con los representantes establezca otro.
De esa Orden salen tres reglas que conviene tener claras:
Hay que entregar una copia al trabajador. La Orden habla de entregarle «el duplicado» del recibo, sin decir en qué soporte.
La firma solo hace falta si se paga en efectivo o con cheque. Si el pago es por transferencia, la empresa entrega la copia «sin recabar su firma» y el comprobante del banco hace sus veces (artículo 2.2).
La empresa la guarda cinco años. Los recibos se archivan junto con los boletines de cotización «durante un período mínimo de cinco años» (artículo 3).
Y cuando el trabajador firma, la firma solo da fe de que ha recibido el dinero, «sin que suponga su conformidad» con las cantidades (artículo 2.1). Firmar la nómina no le impide reclamar después.
¿Tiene que firmar el trabajador la nómina?
Es la duda más buscada, y la respuesta corta es no, si cobra por transferencia, que es lo habitual. Aun así, muchas empresas piden un acuse de recibo: no porque la norma lo exija, sino para poder demostrar, si algún día hay una reclamación, que la nómina se entregó y cuándo.
Si lo pides, que sea sencillo: una firma desde el móvil en el mismo sitio donde el trabajador consulta la nómina, y un listado donde se vea quién ha firmado y quién no. Perseguir firmas en papel a final de mes es justo lo que la nómina digital debería evitar.
Por qué enviarla por correo una a una no es buena idea
Mandar cada PDF adjunto a un correo funciona con cinco personas, pero tiene tres problemas:
Los errores de destinatario. Una nómina enviada a quien no es expone el salario, el IRPF, la cuenta bancaria y, a veces, datos más delicados. El Reglamento General de Protección de Datos pide medidas de seguridad acordes al riesgo (artículo 32), y un adjunto en un buzón ajeno es justo el riesgo que hay que evitar.
Los correos compartidos o abandonados. Muchos trabajadores dan un correo familiar o uno que ya no miran. La nómina se queda ahí, fuera de su control y del tuyo.
Nadie sabe qué se entregó. Tres meses después es difícil saber si a alguien le llegó la nómina de marzo o la paga extra.
Además, quien prepara los envíos dedica cada mes un buen rato a separar el PDF que manda la gestoría, renombrar archivos y adjuntarlos uno a uno.
Cómo repartir todas las nóminas del mes en un solo paso
La alternativa es un portal en el que cada trabajador entra con su usuario y ve solo sus nóminas. El reparto queda así:
La gestoría te manda el PDF del mes, con todas las nóminas juntas, como hasta ahora.
Lo subes una vez. El sistema lo separa por trabajador: busca primero el DNI de cada página y, si no lo encuentra, el nombre.
Cada persona recibe un aviso de que tiene la nómina disponible. El correo no lleva el PDF: para verla hay que entrar con su usuario.
Lo que no encaja no se reparte. Una página que no se puede leer, o que es de otra empresa, se queda apartada para revisarla en lugar de acabar en la ficha equivocada.
La firma, si la quieres. El trabajador firma desde el móvil y en el panel ves qué nóminas están firmadas y cuáles no.
Un consejo antes de la primera subida: revisa que cada ficha tenga el DNI bien escrito. Es lo que permite emparejar cada página sin dudas, sobre todo cuando hay nombres parecidos.
Es como funciona el reparto de nóminas de Portal del Empleado, incluido en todos los planes. Las nóminas las sigue calculando tu gestoría; el portal se encarga de entregarlas, recoger la firma y guardarlas. Y quien deja la empresa puede seguir pidiendo sus nóminas desde el portal.
Antes de pasar a la nómina digital
Cuenta a la plantilla desde cuándo y cómo recibirá la nómina, y ofrece una alternativa a quien no pueda usar el portal.
Mira si tu convenio dice algo sobre el modelo o la entrega del recibo de salarios.
Comprueba que cada ficha tiene el DNI correcto.
Decide si quieres acuse de recibo aunque pagues por transferencia.
Guarda las nóminas al menos cinco años.
Piensa en quien se va: seguirá necesitando sus nóminas para el paro, una hipoteca o una reclamación.
Fuentes
Orden de 27 de diciembre de 1994, modelo de recibo individual de salarios, artículos 2 y 3 (BOE).
Reglamento General de Protección de Datos, artículo 32 (EUR-Lex).
«La protección de datos en las relaciones laborales», guía de la AEPD, apartado sobre nóminas.
Última revisión de la normativa: 2 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Es legal entregar la nómina por correo electrónico o en una app?
La norma pide entregar al trabajador una copia del recibo de salarios y no fija el soporte, así que la entrega digital es posible. Lo importante es que cada persona reciba solo la suya, pueda consultarla y la empresa pueda acreditar la entrega. Conviene mirar también si el convenio dice algo al respecto.
¿Es obligatorio firmar la nómina?
Solo si se paga en efectivo o con cheque. Si el salario se paga por transferencia, la empresa entrega la copia sin pedir firma y el justificante del banco la sustituye (artículo 2.2 de la Orden de 27 de diciembre de 1994).
¿Firmar la nómina significa estar de acuerdo con ella?
No. La firma da fe de que el trabajador ha recibido las cantidades, «sin que suponga su conformidad» con ellas (artículo 2.1 de la misma Orden). Puede reclamar igualmente.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?
La empresa debe archivarlas junto con los boletines de cotización durante un mínimo de cinco años (artículo 3 de la Orden de 27 de diciembre de 1994).