A 13 de septiembre de 2026, la guía de la Agencia Española de Protección de Datos «La protección de datos en las relaciones laborales», actualizada en diciembre de 2025, sigue siendo la referencia más clara sobre qué puede y qué no puede hacer una empresa que registra la ubicación al fichar. Merece la pena leerla antes de encender el GPS, porque lo que dice no coincide del todo con lo que se suele suponer.
La ley lo permite, con condiciones
El artículo 90 de la LOPDGDD es explícito: «los empleadores podrán tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores o los empleados públicos previstas, respectivamente, en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y en la legislación de función pública, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo».
Ese artículo 20.3 del Estatuto es el que reconoce al empresario la facultad de «adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad».
La AEPD añade el matiz en el que más se falla: la base jurídica no es el permiso de la plantilla. «La base jurídica del tratamiento de datos no es el consentimiento, sino el contrato de trabajo y las facultades de control de las personas trabajadoras atribuidas legalmente a los empleadores». Pedir el consentimiento no arregla un sistema desproporcionado y, además, no es lo que la norma pide.
Informar antes, y sin ambigüedades
Lo que la norma sí pide es informar con antelación. Artículo 90.2 de la LOPDGDD: «con carácter previo, los empleadores habrán de informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos. Igualmente deberán informarles acerca del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión».
Mandan tres palabras: previo, expreso e inequívoco. Un aviso publicado el mismo día en que empieza a registrarse la posición llega tarde. Una nota ambigua en el tablón no es inequívoca. Y la información tiene que incluir los derechos, no solo el hecho de que hay GPS. Conviene guardar constancia de ese aviso: quién lo recibió y cuándo.
La finalidad manda: horas, no rastro continuo
El punto más importante de la guía es el de la limitación de la finalidad. La AEPD lo dice así: «si la finalidad de la geolocalización es el registro horario, los datos no podrán ser utilizados para verificar la ubicación de la persona trabajadora en cada momento, sino las horas de inicio y fin de la actividad, que es lo que permite la base jurídica del registro horario (art. 34.9 del ET)». Y al revés: «el registro horario no podría ser utilizado para fines diferentes, como por ejemplo comprobar la ubicación de una persona trabajadora».
Su propio ejemplo es el de quien trabaja fuera de un centro fijo: «una persona trabajadora itinerante cuyo registro de jornada se realiza por geolocalización. La finalidad del registro de jornada es comprobar cuándo la persona trabajadora comienza y finaliza el tiempo de trabajo, pero no verificar dónde se encuentra en cada momento. Es un instrumento de comprobación del tiempo de trabajo y no del lugar donde se desarrolla la actividad».
A eso se suma la proporcionalidad, que la guía formula sin rodeos: «exige limitar esta clase de sistemas a aquellas situaciones donde no existan medios menos invasivos». No es un consejo de buenas prácticas. La propia AEPD cita como ejemplo la sentencia SAN 136/2019, de 6 de febrero, en la que un sistema de geolocalización implantado por una empresa «no supera el juicio de proporcionalidad».
Qué hacer en tu empresa
Antes de encender nada, decide para qué quieres la ubicación y escríbelo; informa por escrito a la plantilla y a sus representantes y guarda constancia; y después limita el sistema a lo que has escrito. Registrar un punto en el instante del fichaje y nada más es una cosa; seguir el móvil durante la jornada es otro tratamiento distinto, con otra justificación y otro riesgo. En el portal la posición se toma solo al fichar, el aviso previo se muestra antes de pedir el permiso del navegador y queda sellado en la ficha de la empresa: los pasos están en configurar la ubicación al fichar.
Preguntas frecuentes
¿Hay que pedir permiso a la plantilla para registrar la ubicación al fichar?
No es una cuestión de permiso. La AEPD señala que la base jurídica «no es el consentimiento, sino el contrato de trabajo y las facultades de control». Lo obligatorio es informar de forma previa, expresa, clara e inequívoca, como exige el artículo 90.2 de la LOPDGDD.
¿Puede la empresa seguir el móvil durante toda la jornada?
No, si la finalidad declarada es el registro horario. La AEPD limita esos datos a «las horas de inicio y fin de la actividad» y recuerda que el principio de proporcionalidad exige descartar estos sistemas cuando existan medios menos invasivos.
¿Qué pasa si el GPS falla o devuelve una posición imprecisa?
Un fallo de cobertura no es un incumplimiento de la persona trabajadora. Lo sensato es que el sistema distinga una ubicación imprecisa de una ubicación fuera de zona, lo deje anotado tal cual y no impida fichar por ese motivo.