Para implantar un sistema de fichaje: 1) decide cómo se organiza el registro, por convenio, por acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión de la empresa tras consultar a los representantes; 2) elige el método de cada equipo (móvil, tablet compartida o cartel QR); 3) informa por escrito a la plantilla, y antes de activarla si vas a registrar la ubicación; 4) haz una prueba de una o dos semanas; 5) revisa olvidos y correcciones antes de cerrar el primer mes.
Paso 1. Quién decide cómo se ficha
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, y dice cómo se organiza ese registro: «mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores». En la práctica:
Mira tu convenio colectivo. Puede que ya diga cómo se registra la jornada.
Si tienes comité o delegados de personal, consúltales antes de decidir. Además del 34.9, el artículo 64.5 reconoce al comité el derecho a emitir un informe previo sobre «la implantación y revisión de sistemas de organización y control del trabajo».
Si no hay representantes, decide la empresa. Aun así, explica el sistema por escrito antes de empezar: evita malentendidos y deja constancia.
Deja la decisión por escrito: qué se registra, con qué método, quién corrige los errores y cómo consulta cada persona sus registros. La ley pide que el registro se organice «y documente».
Paso 2. Elige cómo fichará cada equipo
No hace falta que todo el mundo fiche igual. Lo normal es combinar métodos según el puesto:
Situación | Método que suele encajar | A tener en cuenta |
|---|---|---|
Oficina o tienda con un solo acceso | Tablet compartida en la entrada | Cada persona se identifica con algo propio (número y clave, tarjeta) para que nadie fiche por otro |
Varios centros o naves | Cartel QR en cada centro | Se ficha con el propio móvil al escanearlo y el fichaje queda asociado a ese centro |
Comerciales, obras, servicio a domicilio | App en el móvil | Si guardas la ubicación, hay que informar antes de activarla |
Teletrabajo | App o web | El registro es igual de obligatorio que en la oficina |
Dos detalles que se descubren tarde: elige un sistema que guarde el fichaje sin cobertura y lo envíe al recuperarla, y si vas a registrar desde dónde se ficha, lee antes qué exige la ley sobre la geolocalización. El artículo 90 de la LOPDGDD pide informar «con carácter previo», no el día que se enciende.
Paso 3. Cuenta a la plantilla cómo va a funcionar
Antes del primer día, por escrito, explica:
Desde qué día se ficha y con qué método cada equipo.
Qué pasa si alguien se olvida o se equivoca, y quién lo corrige.
Cómo puede cada persona consultar sus propios registros: según el artículo 34.9, los registros «permanecerán a disposición» de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Si hay ubicación: qué se guarda exactamente, cuándo y para qué.
Un comunicado con acuse de lectura deja constancia de que la información llegó a cada persona, que es lo que conviene poder demostrar.
Paso 4. Prueba con un grupo pequeño
Una o dos semanas con un departamento o un centro sirven para encontrar los problemas reales: la tablet que queda lejos de la puerta, el almacén sin cobertura, el turno de noche que cruza la medianoche o la persona que entra por otra puerta. Durante la prueba, revisa cada mañana los días que se quedaron sin cerrar y ajusta antes de extenderlo a toda la empresa.
Paso 5. Olvidos, correcciones y el primer cierre de mes
Los olvidos van a pasar. Lo importante es que corregirlos deje rastro: quién cambió qué, cuándo y por qué. Un registro que se reescribe sin dejar huella pierde fiabilidad justo cuando más falta hace, en una inspección o en una reclamación de horas.
Antes de cerrar el primer mes:
Revisa los días con entrada y sin salida.
Resuelve las correcciones que hayan pedido los trabajadores.
Saca el informe de cada persona y compáralo con lo que esperabas.
Si hay horas extraordinarias, recuerda que el artículo 35.5 pide totalizarlas en el periodo de pago y entregar al trabajador copia del resumen con la nómina.
Conserva los registros cuatro años.
Errores frecuentes al implantar el fichaje
Empezar sin consultar a los representantes cuando los hay.
Copiar el horario teórico en lugar de registrar la hora real.
Corregir fichajes borrando y reescribiendo, sin dejar rastro.
Activar la ubicación sin haber informado antes.
Elegir un método que la gente no usa: si fichar cuesta más de un gesto, se olvida.
No probar los casos raros: turnos de noche, zonas sin cobertura, varios centros.
Cómo lo hace Portal del Empleado
En el control horario de Portal del Empleado cada equipo puede fichar de una forma distinta: desde el móvil (también sin cobertura: el fichaje se guarda y se envía al volver la conexión), en una tablet compartida con su número y su clave, o escaneando el cartel QR del centro. Las correcciones pasan por aprobación y quedan registradas, el gestor ve cada mañana los días sin cerrar y el informe para la Inspección sale en PDF por trabajador o de toda la plantilla. Está incluido en todos los planes.
Fuentes
Estatuto de los Trabajadores, artículos 34.9, 35 y 64.5 (BOE).
Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD), artículo 90 (BOE).
Última revisión de la normativa: 2 de octubre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Hay que consultar a los representantes para implantar el fichaje?
Si los hay, sí. El artículo 34.9 del Estatuto dice que el registro se organiza por convenio, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con los representantes legales. Si no hay representantes, decide la empresa, y conviene explicarlo por escrito a la plantilla.
¿Tiene que fichar todo el mundo de la misma forma?
No. Se pueden combinar métodos según el puesto: tablet en la entrada, cartel QR en cada centro o app en el móvil para quien trabaja fuera. Lo que no cambia es la obligación de registrar cada día la hora de inicio y de fin de cada persona.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada?
Cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Qué pasa si alguien se olvida de fichar?
Se corrige, dejando constancia de quién hace el cambio, cuándo y por qué. Lo que no conviene es reescribir el registro sin rastro: le quita fiabilidad ante una inspección o una reclamación.