Cada vez más empresas activan la geolocalización al fichar: el móvil registra desde dónde se ha marcado la entrada o la salida. Es un cambio menor sobre el papel, pero levanta dudas legítimas entre la plantilla: ¿me van a seguir todo el día?, ¿qué pasa si mi teléfono falla dentro de la nave?, ¿tienen que avisarme antes de activarlo? Esta guía responde a las tres preguntas apoyándose solo en lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores, la LOPDGDD y el RD-ley 8/2019.
Qué es y qué no es el registro de jornada con geolocalización
El registro con geolocalización captura un punto de ubicación en el instante del fichaje: cuando la persona marca su entrada o su salida, el sistema guarda dónde estaba en ese momento concreto, junto con la hora. Nada más. Ese dato sirve para una sola cosa: comprobar que el fichaje se hizo desde un centro de trabajo válido de la empresa, del mismo modo que hasta ahora se comprobaba fichando en un reloj físico colocado a la entrada.
Lo que no es: un seguimiento continuo. La aplicación no sigue la posición del trabajador durante la jornada, no registra recorridos ni paradas intermedias, y no guarda ubicación alguna fuera de los dos momentos de fichar. Confundir un punto de control con un rastreo permanente es el malentendido más habitual, y también el que más desconfianza genera si no se explica bien desde el principio.
Qué permite el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores
El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce al empresario la facultad de adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a la dignidad del trabajador. Comprobar que una persona ficha su entrada y su salida desde el centro que le corresponde encaja en esa facultad: es una medida de control acotada, aplicada solo en el momento del fichaje y con una finalidad concreta y proporcionada, no una vigilancia genérica ni indiscriminada.
Esa proporcionalidad es la línea roja: el mismo artículo que habilita el control exige que se ejerza con respeto a la dignidad de la persona trabajadora. Una herramienta de geolocalización que se limita al instante de fichar se mantiene dentro de ese límite; una que rastreara la posición durante toda la jornada, sin justificación, lo desbordaría.
El deber de informar antes de activarlo (artículo 90 LOPDGDD)
El artículo 90 de la LOPDGDD es explícito: los empleadores podrán tratar datos de geolocalización de sus trabajadores para el ejercicio de las funciones de control derivadas del artículo 20.3 ET, pero antes deberán informarles de forma expresa, clara e inequívoca de la existencia de esa medida. La ley pone el aviso antes, no como un trámite posterior ni como una nota que aparece de pasada en el momento de fichar.
En la práctica, cumplir ese deber exige varias cosas a la vez:
Comunicar la medida por escrito a toda la plantilla antes de activarla, no el mismo día que se enciende.
Explicar con claridad qué dato se recoge (un punto de ubicación al fichar), cuándo se recoge y para qué se va a usar.
Dejar constancia de que la comunicación se hizo: fecha, medio empleado y a quién llegó.
Trasladar la medida a la representación legal de los trabajadores cuando exista, antes o al mismo tiempo que a la plantilla.
Un aviso dentro de la propia aplicación, en el momento de pedir permiso de ubicación, es una buena práctica y la ley de protección de datos lo agradece, pero no sustituye la comunicación previa y por escrito a toda la plantilla. Son dos capas distintas: una informa a la organización de que la medida existe; la otra informa al dispositivo, en el momento de usarlo, de qué va a pasar si se concede el permiso.
El GPS impreciso y el trabajo en interiores
El GPS de un teléfono móvil no funciona igual en todas partes. Dentro de una nave con estructura metálica, en un sótano, en una planta baja rodeada de hormigón o simplemente con poca cobertura, la posición que devuelve el dispositivo puede ser imprecisa o no llegar a calcularse. Esto ocurre por cómo funciona la tecnología, no por nada que haga o deje de hacer la persona que ficha.
Una herramienta seria tiene que asumir esa realidad en vez de ignorarla. Un dato de ubicación impreciso o ausente no puede tratarse como un indicio de incumplimiento, y mucho menos impedir que alguien complete su fichaje. La honestidad aquí es sencilla: distinguir entre "no se pudo verificar la ubicación" y "el fichaje no es válido" son cosas muy distintas, y solo la segunda debería tener alguna consecuencia.
Checklist para elegir una herramienta de fichaje con ubicación
Antes de activar la geolocalización en cualquier sistema de control horario, conviene comprobar que la herramienta cumple, como mínimo, lo siguiente:
Avisa antes de pedir el permiso de ubicación al dispositivo, no lo solicita por sorpresa.
Distingue estados honestos (dentro del centro, fuera de zona, ubicación imprecisa, sin ubicación) en lugar de un simple aprobado o rechazado.
Nunca descarta un fichaje ya realizado solo porque falte o sea imprecisa la ubicación.
Deja que sea la empresa quien decida si exige ubicación para fichar, y no lo impone por defecto.
Genera informes claros y exportables, listos para entregar a la Inspección de Trabajo si los pide.
Conserva los registros el tiempo que exige la normativa de control horario.
Si quieres comparar opciones concretas, en la guía de mejores apps de control horario repasamos cuáles la incluyen y cómo la resuelve cada una.
Cómo lo resuelve Portal del Empleado
El módulo de control horario de Portal del Empleado incorpora la geolocalización como una función que la empresa activa si la necesita, con las dos capas de información que exige la ley y sin penalizar nunca un dato de ubicación imperfecto:
Aviso previo dentro de la app, antes de pedir el permiso de ubicación al navegador o al móvil, además de la comunicación escrita que la empresa hace llegar a la plantilla.
Al activar la función, el panel ofrece enviar el comunicado a los empleados activos con un clic, y queda constancia con fecha.
Estados honestos en cada fichaje: en el centro, fuera de zona, ubicación imprecisa, sin ubicación o registrada, en vez de un bloqueo genérico sin explicación.
Un fichaje con ubicación imprecisa nunca deja a nadie sin fichar: ese estado no bloquea, solo se refleja tal cual en el registro.
Informes descargables en CSV y en PDF, listos para la Inspección de Trabajo, con el detalle de cada jornada.
Conservación de los registros durante 4 años, como exige el control horario derivado del RD-ley 8/2019.
El objetivo no es acumular datos de ubicación por acumularlos, sino resolver una pregunta muy concreta —¿se fichó desde un centro de trabajo válido?— con la mínima información necesaria y con todas las garantías informativas por delante. Puedes ver cómo encaja en cada plan en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio activar la geolocalización en el fichaje?
No. Es una función que cada empresa activa o no según sus centros de trabajo y su forma de organizarse; el registro de jornada del RD-ley 8/2019 es obligatorio, pero la geolocalización al fichar es una capa adicional y opcional.
¿La empresa puede seguir mi posición durante toda la jornada?
No. El sistema solo captura un punto de ubicación en el instante de fichar la entrada o la salida, no un rastreo continuo durante el resto del día.
¿Qué pasa si el GPS falla dentro de un edificio y no puedo dar mi ubicación?
Depende de qué falle. Si la ubicación sale imprecisa (poca cobertura, GPS dentro de un edificio), el fichaje se registra siempre marcado como impreciso: eso nunca impide fichar. Si no hay ubicación en absoluto, también se puede fichar salvo que la empresa haya activado exigirla; en ese caso, sin GPS no se ficha en el momento. Aun así, un fichaje ya hecho sin cobertura llega igual al recuperar la conexión, marcado como sin ubicación, para que el registro no se pierda.